Jede Schweizer QR-Rechnung trägt ihre wichtigsten Angaben gleich zweimal: einmal gedruckt für das Auge, einmal im QR Code für die Maschine. IBAN, Betrag, Währung, Zahlungsreferenz und Absender stehen dort genau so, wie der Lieferant sie selbst erzeugt hat. Damit ist der Code die verlässlichste Datenquelle des ganzen Dokuments, und genau diese Quelle nutzt eine Eigenentwicklung von simpit für die Kreditorenbuchhaltung in Odoo.
Der Ablauf bleibt dabei so einfach, wie er sein soll. Der Beleg kommt wie gewohnt in die Buchhaltung, Odoo liest den QR Code und erstellt daraus die Lieferantenrechnung, mit den Angaben, die der Lieferant selbst mitgeliefert hat. Ist der Lieferant noch gar nicht erfasst, wird er dabei gleich angelegt. Was bei einer einzelnen Rechnung ein paar Minuten spart, summiert sich bei hunderten Kreditorenbelegen im Jahr zu Tagen, und die Qualität steigt mit: Wo die Maschine die Zahlen übernimmt, die sie ohnehin schon kennt, gibt es keine Zahlendreher.
Die Buchhaltung prüft und gibt frei, statt zu erfassen
Ihren ganzen Wert zeigt die Automatik bei den Rechnungen, die sich wiederholen. Dieselbe Versicherung, derselbe Telekomanbieter, derselbe Zulieferer, Monat für Monat. Ist einmal geklärt, wie eine Rechnung dieses Lieferanten kontiert gehört, gilt das auch für alle folgenden: Steuern und Kostenverteilung stehen bereit, bevor jemand den Beleg zum ersten Mal ansieht. Die Buchhaltung konzentriert sich auf das Prüfen und Freigeben, also auf die Arbeit, für die sie ausgebildet ist.
Jede Zahl bleibt nachvollziehbar
Die Kontrolle bleibt dabei dort, wo sie hingehört. Weichen die Angaben aus dem Code von dem ab, was zum Lieferanten bereits bekannt ist, wird der Unterschied sichtbar, und Ihre Buchhaltung entscheidet. Die ursprünglichen Angaben aus der QR-Rechnung bleiben am Beleg nachvollziehbar, auch wenn eine Revision drei Jahre später wissen will, woher eine Zahl kam. Und die Daten bleiben im Land, mit 100 Prozent Datenhaltung in der Schweizer Cloud.
Für Odoo ist die QR-Rechnung kein Neuland: Auf der Ausgangsseite gehört sie zum Standard, Ihre eigenen Kundenrechnungen tragen den Code längst. Mit der Eigenentwicklung von simpit wird sie nun auch auf der Eingangsseite zum Arbeitstier. Das ist das Muster, nach dem wir arbeiten: den Standard nutzen, wo er trägt, und ihn dort ergänzen, wo der entscheidende Mehrwert entsteht. Über 400 Eigenentwicklungen sind auf diesem Weg entstanden.
Wenn in Ihrer Buchhaltung jeden Monat ein Stapel QR-Rechnungen eintrifft, lohnt sich der Blick darauf, was die Automatik daraus machen kann. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.