Eine Preisanpassung, eine Vertragsinformation, eine Einladung: Solche Texte pflegen Sie in Odoo genau einmal, in mehreren Sprachen, mit den Angaben, die je Empfänger wechseln. Unser Korrespondenz-Modul bringt genau diese Vorlagen zu Papier und macht aus ihnen druckfertige Briefe, je Empfänger in dessen Sprache, wahlweise mit Briefkopf und Anschrift.
Der Gewinn ist eine einzige Wahrheit für jedes Schreiben. Ob ein Text als Mail oder als Brief beim Kunden ankommt, es ist derselbe Text aus derselben Vorlage, gepflegt an einer Stelle. Gerade bei Schreiben mit Verbindlichkeit, etwa Mahnungen, Kündigungsfristen oder Preisanpassungen, zahlt sich das aus: Was im Briefkasten liegt, entspricht verlässlich dem aktuellen Stand.
Das versendete Schreiben liegt danach im Dossier des Kunden, neben der Offerte, der Rechnung und dem Mailverkehr. Kommt zwei Jahre später eine Rückfrage, ist mit einem Blick klar, wer wem wann was geschrieben hat.
Jeder Kunde wird erreicht, mit oder ohne Mailadresse
In jedem gewachsenen Kundenstamm gibt es Kontakte, die lieber Post erhalten oder keine Mailadresse hinterlegt haben. Ein zweites Modul stellt den gedruckten Brief deshalb als gleichwertigen Schritt in die automatisierten Abläufe von Odoo. Eine Mahnstrecke, eine Reaktivierung schlafender Kunden, die jährliche Information an alle Vertragspartner: Wer eine Mailadresse hat, bekommt eine Mail, wer keine hat, bekommt Post, und beides läuft im selben Ablauf mit denselben Regeln. So erreicht eine Kampagne wirklich alle, an die sie sich richtet. Stockt ein einzelner Empfänger, wird das je Kontakt festgehalten, und der Ablauf läuft für alle anderen weiter.
Ein paar Dinge bleiben bewusst bei Ihnen. Der automatische Druck aus einer laufenden Kampagne setzt voraus, dass der Druck sauber eingerichtet ist; der einzelne Brief aus dem Kundendossier ist davon unabhängig jederzeit verfügbar. Frankiert und zur Post gebracht wird weiterhin in Ihrem Haus.
Entstanden sind die beiden Module aus einem realen Prozess, wie über 400 weitere Eigenentwicklungen von simpit. Wie wir solche Erweiterungen bauen und verantworten, lesen Sie unter Entwicklung.
Möchten Sie Ihre Korrespondenz auf eine einzige, gepflegte Vorlagenbasis stellen, digital und auf Papier? Besprechen Sie Ihr Vorhaben mit uns, unverbindlich und mit klarer Einschätzung.